Le Yoda de la paperasse, c’est moi. Rejoins la force petit padawan.

La paperasse, l’organisation et moi

Pas plus tard qu’hier, j’ai rattrapé 2 mois 1/2 de paperasse en retard. Rien que ça. Il faut dire qu’avec le déménagement express à organiser en Janvier, l’emménagement tout aussi express en Février avec quelques jours en Bretagne, l’organisation pour rapatrier le reste de nos affaires etc. J’avais un peu mis ça de côté.
Entre nous, vu comment s’est passé le déménagement…il nous a juste épuisé. Et comme à la maison, je suis l’experte « papiers » en plus d’être l’experte « budget », j’ai retroussé mes manches et je m’y suis mise.

Installée à la table du salon, j’ai tout sorti et entrepris de scanner, trier, jeter et ranger ce qui devait l’être. Pour le coup, j’ai mis une partie de la matinée. Mais rappelons que j’avais beaucoup à gérer. Habituellement, je fais ça toutes les semaines, avant le point budget et c’est réglé très rapidement – surtout que maintenant je reçois presque tout par email et que j’ai peu de papiers.

Deux pochettes à soufflets, un compte drive et une application pour scanner depuis l’iPhone…voila.

Comment je m’y prends?

C’est assez simple en fait. J’utilise plusieurs choses : deux pochettes à soufflets, un compte drive et une application pour scanner depuis l’iPhone…voila.
– Pochettes à souflets: 1 perso pour moi, 1 pour le couple et mon +1 se débrouille avec sa paperasse perso.
– Compte drive : 1 dossier perso pour moi, 1 pour le couple et mon +1 se débrouille avec sa paperasse perso.

Les papiers physiques

Regardons de plus près ce qui se cache dans mes pochettes.

– La pochette perso
* mon ancien bail + quittances de loyer et tout ce qui va avec
* les papiers de mon ancien fournisseur d’accès à Internet
* les papiers pour mon abonnement de téléphone portable
* mes anciennes feuilles de paye + contrat
* mon contrat de mutuelle + compte-rendus médicaux + remboursement mutuelle/assurance maladie
* mon ancien contrat EDF et tout ce qui va avec
* des factures pour les garanties.
* factures vétérinaire + carnet de santé du chat
* les impôts !
* contrat assurance vie + intéressement et participation de mes anciens employeurs + contrat bancaire

– La pochette couple
* bail+quittances de loyer et tout ce qui va avec (assurance habitation, rappel de charges par exemple)
* contrat d’électricité+échéancier
* papiers de la voiture
* nos carnets de santé (histoire de les regrouper et de savoir où ils sont)

Vous l’aurez compris : je classe par type de papiers.

Vous pouvez tout à fait classer par année si vous préférez. C’est ce que je faisais il y a plusieurs années. Je classais en « année/genre », j’avais une pochette en carton pour l’année et dedans des pochettes plastique par type.
Par exemple : 2017/Electricité, 2017/Loyer

J’ai fini par trouver ce système trop compliqué. Mais peut-être que pour vous il est parfait. Il n’y a pas de bonne ou de mauvaise méthode.

Les papiers numériques

Je l’ai dit plus haut, je reçois la plupart des factures, quittances etc par email. De plus, si vous me suivez depuis quelques temps, vous savez que j’ai une grosse tendance Zéro Déchet, impensable donc d’imprimer toutes les factures que je reçois numériquement.

Comment je gère?

J’ai donc mes pochettes (qui ne sont pas trop épaisses – j’attends avec impatience de pouvoir me débarrasser des papiers de mon ancien appartement, c’est clairement ce qui me prend le plus de place) ET j’ajoute un drive (google drive pour ne pas le nommer) partagé entre +1 et moi.

Il y a quoi dans ce drive?

TOUT. Voila. Grâce à gmail, je peux ajouter facilement les pièces jointes à mon drive sans avoir à me casser la tête. Du coup, tous les papiers que je reçois et qui sont à archiver, se retrouvent classés en 3 secondes à peine.
Pour les papiers physiques, je scanne super rapidement grâce à une application (scanner pro) qui est interfacée avec mon drive. A partir du moment où je suis connectée en wifi, ce que j’ai scanné va directement dans le cloud, dans un dossier nommé « scanner pro ». Il me suffit ensuite de les glisser déposer dans le dossier 2017.
Oui je mélange tout (ou ou presque, j’ai un dossier spécial pour le loyer), je prends soin de nommer les fichiers correctement.

mais ce n’est pas trop de boulot?

C’est super rapide ! Le plus gros travail est de ne pas oublier de renommer les fichiers. C’est tout. Je reçois au final très peu de papier physique.
J’ai mis au point une nomenclature qui me permet de tout nommer de la même façon. De cette façon, je n’ai pas à chercher longtemps un papier si besoin.

Tu n’as pas peur de tout perdre?

Bonne question que l’on me pose régulièrement. Non, je n’ai pas peur.
J’ai synchronisé mon google drive et mon ordinateur pour avoir une sauvegarde sur mon disque dur, au cas où. Je suis un peu une folle furieuse, parce que j’ai une sauvegarde de la sauvegarde (vu que google drive est synchronisé, si quelqu’un venait à pirater mon compte et tout supprimer, la synchronisation supprimerait ce qui se trouve en local dès que je serai connectée).

Il n’y a pas de bonne ou de mauvaise méthode.

En résumé

Ce n’est peut-être pas très clair, alors je vais prendre des exemples.

Etape 1: Je reçois ma quittance de loyer de mars 2017 par mail. Je la range depuis le mail dans le drive, dossier « 2017-couple » en renommant « Loyer-2017-03 ».

Etape 2: sosh m’indique que j’ai reçu ma facture du mois de mars 2017. Je télécharge la facture en la renommant «  Sosh-2017-03 » et je l’envoie dans le drive, dossier « 2017-MC ».

Etape 3: je reçois un courrier des impôts (lorsqu’ils m’ont remboursée pour m’avoir imposée sur un parking que je n’avais pas). Je scanne avec l’application du smartphone, je renomme « TH-2017-remboursement » et qui est automatiquement envoyé dans le dossier « scanner pro » du drive. Ensuite je glisse le fichier dans « 2017-MC »
(TH pour Taxe d’Habitation).

Une fois que c’est fait et que la synchronisation entre le drive et mon ordinateur est faite (super rapide). Je vais dans le dossier « google drive » du macbook et d’un simple copier-coller, je fais la 2e sauvegarde dans un dossier « backup ».

Je fais ça toutes les semaines, avant le point budget et c’est réglé très rapidement – surtout que maintenant je reçois presque tout par email et que j’ai peu de papiers.

That’s it. End of the story.

Ca peut paraître fastidieux mais c’est rapide une fois mis en place. Le plus long fut de scanner mes contrats et fiches de payes.
Une fois que c’est fait, il est temps de prendre une tasse de thé !

BONUS

-> Chaque fin d’année je jette ce que je peux (physiquement et numériquement). Je garde ainsi un minimum de paperasse.
-> Pour savoir la durée de conservation des papiers (à consulter 1 fois par an, les durées changent parfois): https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F19134

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